Outsourcing
También conocido como subcontratación, administración
adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de
recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se
realizaba dentro de una compañía. En síntesis permite una dedicación y
observación de la empresa hacia sus actividades centrales.
Algunas razones para utilizar el Outsourcing:
·
Reducción y control de los gastos
operacionales.
·
Manejar eficientemente aquellas funciones
complicadas.
·
Enfocar mejor la empresa.
·
Acceder mejor a capacidades de clase mundial
al contar con proveedores globales.
·
Acelerar los beneficios de reingeniería al
concentrase en proceso más concentrados.
·
Destinar recursos para otros propósitos.
·
Busca una cooperación intensa y directa entre
el cliente y el proveedor.
Etapas
·
Inicio del proyecto:
En esta etapa se
identifica el alcance de lo que está considerado para el outsourcing, establece
los criterios, las marcas importantes iniciales y los factores para la toma de
decisiones iniciales, además se asignan los recursos para llevar a cabo el
proyecto. Se entrega un documento que establece el alcance del proyecto y las
cuestiones administrativas. Se decide examinar los beneficios estratégicos.
·
Evaluación:
En esta fase se
examina la factibilidad del proyecto de outsourcing, se define el alcance y los
límites del mismo e informa en qué grado el proyecto puede satisfacer los
criterios establecidos. Participa por en esta etapa un pequeño equipo
encabezado por el patrocinador, en el que por lo menos un gerente de una
función que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación
decide si se debe o no llevar a cabo el proyecto.
·
Planeación detallada:
Se establecen los
criterios para la licitación, se definen con detalle los requisitos y se
prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. Se entrega un plan
para el proceso de licitación, incluyendo toda la documentación, descripción de
los servicios, borradores de acuerdos del nivel del servicio y una estrategia
para las negociaciones con los proveedores.
·
Contratación del servicio:
Se selecciona a un
contratista como resultado del proceso de licitación, se identifica un
proveedor de respaldo en caso de que existiese alguna falla con el contratista
seleccionado. En la contratación se incluye a los asesores externos que
participarán con el contratista potencial y sus socios. En el contrato se
estipula el objeto del servicio, la duración y los criterios de evaluación de
desempeño.
·
Transición:
Se establecen los
procedimientos para la administración de la función subcontratada. Se
transfiere la responsabilidad formal de las operaciones en esa área, el
personal y activos según el acuerdo. En esta etapa participan el equipo central
y el gerente de función que previamente se encargaba de la actividad
subcontratada, además de los recursos humanos, usuarios, gerencias y personal
del proveedor.
·
Evaluación periódica y administración del
proyecto:
En esta fase se
revisa el contrato en forma regular, comparándolo con los niveles de servicio
acordados. Se plantean negociaciones para tomar en cuenta cambios y
requerimientos adicionales. En ella participan el representante del
contratista, el responsable de la función del usuario, el encargado de la
administración del contrato y del proveedor.
Beneficios:
·
Minimización de inversiones y la reducción de
riesgos financieros.
·
Mayor flexibilidad en la organización.
·
Operaciones más eficientes.
·
Mejor control y mayor seguridad.
·
Incremento en la competitividad.
·
Disminución de costos.
·
Manejo de nuevas tecnologías.
·
Despliegue más rápido de nuevos desarrollos,
aplicaciones, y mejores procesos.
Algunos riesgos:
·
Negociación de un contrato poco adecuado.
·
Difícil elección del proveedor.
·
Riesgos debido a fallos en los proveedores.
·
Puede producirse una excesiva dependencia de
empresas externas.
·
Fallas en los sistemas de control
contractuales.
·
Riesgos inherentes al manejo de los Recursos
Humanos por parte del contratista y que pueden afectar indirecta o
indirectamente a la empresa.
·
Puede verse amenazada la confidencialidad.
