Outsourcing

También conocido como subcontratación, administración adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía. En síntesis permite una dedicación y observación de la empresa hacia sus actividades centrales.

Algunas razones para utilizar el Outsourcing:

·         Reducción y control de los gastos operacionales.

·         Manejar eficientemente aquellas funciones complicadas.

·         Enfocar mejor la empresa.

·         Acceder mejor a capacidades de clase mundial al contar con proveedores globales.

·         Acelerar los beneficios de reingeniería al concentrase en proceso más concentrados.

·         Destinar recursos para otros propósitos.

·         Busca una cooperación intensa y directa entre el cliente y el proveedor.

 

Etapas

·         Inicio del proyecto:

 En esta etapa se identifica el alcance de lo que está considerado para el outsourcing, establece los criterios, las marcas importantes iniciales y los factores para la toma de decisiones iniciales, además se asignan los recursos para llevar a cabo el proyecto. Se entrega un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas. Se decide examinar los beneficios estratégicos.

·         Evaluación:

 En esta fase se examina la factibilidad del proyecto de outsourcing, se define el alcance y los límites del mismo e informa en qué grado el proyecto puede satisfacer los criterios establecidos. Participa por en esta etapa un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, en el que por lo menos un gerente de una función que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación decide si se debe o no llevar a cabo el proyecto.

·         Planeación detallada:

 Se establecen los criterios para la licitación, se definen con detalle los requisitos y se prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. Se entrega un plan para el proceso de licitación, incluyendo toda la documentación, descripción de los servicios, borradores de acuerdos del nivel del servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores.

 

·         Contratación del servicio:

 Se selecciona a un contratista como resultado del proceso de licitación, se identifica un proveedor de respaldo en caso de que existiese alguna falla con el contratista seleccionado. En la contratación se incluye a los asesores externos que participarán con el contratista potencial y sus socios. En el contrato se estipula el objeto del servicio, la duración y los criterios de evaluación de desempeño.

·         Transición:

 Se establecen los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Se transfiere la responsabilidad formal de las operaciones en esa área, el personal y activos según el acuerdo. En esta etapa participan el equipo central y el gerente de función que previamente se encargaba de la actividad subcontratada, además de los recursos humanos, usuarios, gerencias y personal del proveedor.

·         Evaluación periódica y administración del proyecto:

 En esta fase se revisa el contrato en forma regular, comparándolo con los niveles de servicio acordados. Se plantean negociaciones para tomar en cuenta cambios y requerimientos adicionales. En ella participan el representante del contratista, el responsable de la función del usuario, el encargado de la administración del contrato y del proveedor.

Beneficios:

·         Minimización de inversiones y la reducción de riesgos financieros.

·         Mayor flexibilidad en la organización.

·         Operaciones más eficientes.

·         Mejor control y mayor seguridad.

·         Incremento en la competitividad.

·         Disminución de costos.

·         Manejo de nuevas tecnologías.

·         Despliegue más rápido de nuevos desarrollos, aplicaciones, y mejores procesos.

 

Algunos riesgos:

·         Negociación de un contrato poco adecuado.

·         Difícil elección del proveedor.

·         Riesgos debido a fallos en los proveedores.

·         Puede producirse una excesiva dependencia de empresas externas.

·         Fallas en los sistemas de control contractuales.

·         Riesgos inherentes al manejo de los Recursos Humanos por parte del contratista y que pueden afectar indirecta o indirectamente a la empresa.

·         Puede verse amenazada la confidencialidad.